Vacature : 

 

ASSISTANT(E) DE DIRECTION


Lieu : Lycée International français d'Anvers

Lamorinierestraat 168/1, 2018 Antwerpen


contact 

miguel.van.ackere@efibruxelles.org


Responsable hiérarchique :

Directeur d’établissement / Directeur de réseau


Expérience souhaitée

2-3 ans dans un poste similaire polyvalent


Conditions particulières

Horaires décalés possibles


Statut

Cadre


Finalité du poste

Coordonner et faciliter la circulation d’informations entre le Directeur et les collaborateurs de l’établissement.

Assurer la gestion administrative et logistique quotidienne de la direction d’établissement.

Travailler en synergie, en support et en appui administratif de l’ensemble des responsables de département ou de services de l’établissement. 

Etre l’interface privilégiée avec les interlocuteurs internes et externes de l’établissement ou du réseau.

Organiser la communication externe (newsletters ; réseaux sociaux, etc…) sous la supervision du responsable marketing Begique



Missions principales

Assurer la gestion générale administrative et logistique du directeur d’établissement :


Secrétariat administratif :

  • Traiter le courrier et les courriels (réception, réponse, transmission)  
  • Gérer le ou les agenda(s) du directeur et qualifier les appels (filtrage, etc.) 
  • Archiver et classer les documents, les dossiers…  (Papier et électronique);
  • Planifier/organiser et préparer les réunions (invitations, réservation de salles, agencement, visio conférences OJ …), conseils d’administration, séminaires et autres événements ;
  • Assister ponctuellement à ces réunions ;
  • Réaliser des dossiers préparatoires aux réunions ou aux dossiers suivis par la direction : 
  • Rédiger les notes, rapports, comptes rendus des réunions et en assurer la diffusion et suivre les plans d’actions ;
  • Préparer les éléments de réponses aux mails, courriers ;



Organiser et coordonner les informations liées à l’organisation et au fonctionnement de l’établissement et à la communication interne et externe de l’entreprise.


  • Coordination de la circulation d'informations auprès autres services ou départements de l’établissement ;
  • Organiser et coordonner les informations liées au fonctionnement de l’établissement ;
  • Assurer la communication et l’interface entre la direction et son réseau d’interlocuteurs (autres directions ou services, clients externes, médias, etc.).


Missions complémentaires

S’assurer de la cohérence de la ligne éditoriale sur les réseaux ;

Participer à tout événement promouvant l’Ecole/contribuer aux événements organisés sur le Campus ;

Participer à la fidélisation des familles en interne ;

Participer à la vie de l’établissement ;


Moyens / Outils informatiques

Pack Microsoft OFFICE



Compétences requises


  • Maîtrise impérative des outils bureautique (pack office)
  • Capacité à gérer les priorités et à s’adapter à des variations du rythme de travail
  • Sensibilité et agilité numérique, sensibilité aux réseaux sociaux
  • Faire preuve d’adaptation face aux différents publics et aux diverses situations 
  • Se conformer à des procédures administratives et savoir les faire respecter ;
  • Esprit d’équipe
  • Maîtrise du néerlandais, du français et de l’anglais.



Qualités attendues


  • Excellentes qualités humaines et relationnelles ;
  • Expression orale aisée et impeccable ;
  • Capacités rédactionnelles (orthographe, syntaxe, clarté, présentation... ;
  • Capacité d’analyse et de synthèse ;
  • Discrétion, grand sens de la confidentialité
  • Disponibilité ;
  • Adaptabilité pour gérer les imprévus ; proactivité et réactivité, efficience et efficacité ;
  • Esprit d‘équipe